Quy tắc 80/20: Tối ưu hóa thời gian để giải quyết vấn đề

0
473

Áp dụng nguyên lý Pareto (đặt tên theo nhà kinh tế người Ý Vilfredo Pareto), bạn sẽ không còn phải phàn nàn rằng mình thiếu thời gian nữa.

Theo bạn điều gì quý hơn vàng, không thể mua được, con người chúng ta không thể tự tạo ra, cũng không bao giờ giữ được và bạn sẽ thấy mình chẳng bao giờ có đủ?

Câu trả lời tất nhiên và duy nhất là thời gian!

Thời gian là thứ khó nắm bắt, chỉ thoáng qua và là tài sản quý giá. Ai cũng chỉ có 24 giờ mỗi ngày vì thế điều quan trọng làm sao để bạn có thể quản lý thời gian thật hiệu quả và đó cũng là cách tốt nhất để tối đa hóa thời gian.

Một trong những cách để tối đa hóa thời gian là sử dụng nguyên tắc 80/20.

Quy luật 80/20: Quy luật thiểu số quan trọng

Quy luật 80/20 hay Nguyên lý Pareto (đặt tên theo nhà kinh tế người Ý Vilfredo Pareto) hoạt động dựa trên các tiền đề: 80 % kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Đây cũng là quy luật phổ biến trong kinh doanh chẳng hạn:

80% các vấn đề là do 20% nguyên nhân gây ra

80% lợi nhuận của một công ty đến từ 20% khách hàng

80% khiếu nại đối với một công ty cũng đến từ 20% khách hàng.

Sự thật là chúng ta đang lãng phí rất nhiều năng lượng và thời gian vào những việc tạo ra năng suất thấp. Bạn có muốn hoàn thành được nhiều việc hơn với công sức ít hơn hay tiêu diệt những hoạt động lãng phí, và sống một cuộc sống chất lượng hơn?

Dưới đây là một vài bí kíp đơn giản để giúp bạn có thể tối đa hóa thời gian và đảm bảo những nỗ lực của bạn mang lại kết quả cao hơn và có ý nghĩa hơn:

1. Xác định đối tượng ưu tiên

Đây là nhân tố quan trọng nhất trong quản lý và tối ưu hóa thời gian dựa trên nguyên tắc 80/20. Để làm được điều này cần phải tập trung cả tâm lực và trí lực.

Thay vì vô thức làm những việc thường nhật như một thói quen, hãy học cách làm thế nào để rút ngắn hoặc cắt giảm những công việc mang lại kết quả thấp.

2. Học cách lên lịch trình hiệu quả và khoa học hơn

Học cách để lên lịch trình hiệu quả và rút ngắn thời gian dành cho những công việc không quan trọng là chìa khóa để thiết lập nguyên tắc 80/20 trong cuộc sống.

Chúng ta có thể thuê người cắt cỏ, sử dụng phương tiện giao thông công cộng hoặc Uber để có thể vừa di chuyển vừa làm việc và dành thời gian đó trả lời email hay cho kế hoạch của bạn.

3. Thiết lập và sửa đổi mục tiêu thường xuyên

Xác định rõ ràng mục tiêu mà bạn tập trung hướng vào giúp bạn tập trung và quản lý thứ tự ưu tiên tốt nhất.

Vạch ra kế hoạch để đạt được mục tiêu và điều chỉnh thường xuyên sao cho phù hợp nhất. Cuộc sống thường xảy ra những điều bất ngờ và kế hoạch bạn đặt ra rất dễ chệch hướng.

Khi bạn thấy kế hoạch của mình dần trượt ra khỏi mục tiêu ban đầu hãy tập hợp chúng lại và tính toán lại càng sớm càng tốt. Đừng mất nhiều thời gian vào những việc không nằm trong mục tiêu, kế hoạch của bạn.

4. Thiết lập sự cân bằng giữa nỗ lực và đãi ngộ

Trước tiên, đánh giá chế độ đãi ngộ tùy vào từng nhiệm vụ, sau đó sẽ xác định những nỗ lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Một số người cầu toàn và thích làm tốt nhất mọi thứ trong khả năng của mình, điều đó rất đáng ngưỡng mộ tuy nhiên nó không thực tế và cũng không đem lại hiệu quả.

Cân nhắc kỹ lưỡng để sự nỗ lực, thời gian và năng lượng chúng ta bỏ ra sẽ tập trung chủ yếu vào những điều thực sự quan trọng.